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汇报材料的写法

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  汇报材料,是指一个地区、部门、单位负责人在会议上或其他比较正规的场合,向上级领导或本级职工代表大会所作综合性较强的工作汇报的文稿。
  一篇质量较高的汇报材料,既可体现着汇报人的素质,真实地反映汇报主体的实际工作水平,还能赢得上级领导的支持,甚至关系到汇报人的形象和声誉。
  要写好汇报材料,主要包括以下七点:
   (1)要投其所好
  意思是说,在实事求是的基础上,上级领导想听什么、喜欢听什么,就汇报什么。具体有四层意思:
  第一,汇报内容要紧扣上级领导听汇报的意图。一般来说,上级领导听汇报都有一定的目的性。特别在比较正规的场合听汇报,往往会事先告知汇报主体。在这种情况下,就一定要按领导的要求准备汇报材料。这里要防止三种情况:一要防止走题,千万不能答非所问。二要防止随意增加与上级要求无关的汇报内容。有的基层领导,较少有向上级领导当面汇报的机会,一旦有了这种机会,就想“抓住机遇”,尽可能多汇报一些,让领导多了解一些本单位的工作情况和成绩,并借此在领导头脑中“挂上号”。这种心情是可以理解的,但既然上级有明确要求,最好还是按要求准备汇报材料,其他内容可以用书面形式报给领导,不要轻易打乱领导的安排。三要防止随意减掉上级要求汇报的内容。有的基层领导不善于言谈,或者担心“言多语失”,所以就想尽量少说一些,快点汇报完了事,以致把一些上级要求汇报的内容也给“省略”掉了。这很不妥当。因为向上级汇报工作是你的职责,丑媳妇总要见公婆,再不愿汇报也得按要求进行汇报。
  第二,汇报内容要紧扣听汇报者的心理。起草汇报材料之前,首先要研究听汇报的人员关心什么、最重视什么、当前正在研究什么问题,选这样的问题做重点汇报,一般容易引起领导的兴趣。如果再汇报得很清楚、很透彻,汇报出一些思想和经验来,使领导从中受到一些启发,那就会取得更加理想的效果。这样的汇报,即使内容窄一些,也往往能以一当十”。
  第三,汇报内容要紧扣听汇报者的职责。公务行为的一个特点是职责的规定性,汇报的内容也要体现这种规定性,同听汇报者分管的工作相对应。如果所汇报的内容都是听汇报者不分管的事情,那听者肯定不感兴趣,汇报也就不可能取得好效果。
  第四,汇报的思路和语言要尽量适应听汇报者的思维特点和语言风格。这一点做起来可能难一些,因为汇报工作大都是基层对上级而言的,汇报的人也好,起草汇报材料的人也好,对上级领导的特点和口味未必研究得那么多、把握得那么准。怎么办呢?就要尽可能地通过多种渠道做尽可能多的了解,力求汇报思路和语言与其更贴近一些。这样,领导听着比较顺耳,汇报也就容易取得好效果。
   (2)要突出特点
  无论一个地区、部门,还是一个单位的工作,总有自己的特点。特点就是优势。既然有优势,汇报时就要抓住这个优势,突出这个优势。这样可以取得多方面的好处:其一,这是实事求是的表现。因为特点是客观存在的,把客观存在的东西反映出来,这就是实事求是。其二,容易汇报出深度和厚度,不至于像记“流水账”。其三,容易引起领导的兴趣。因为既然是你的特点,就说明别人在这一点上比不过你,领导一般希望在这一点上从你这里多了解一些情况,多受到一些启发。其四,在诸多汇报中不至于陷于末流,容易出类拔萃。一般来说,领导听汇报,不仅要了解情况,更要研究问题。所以,一般并不喜欢那种面面俱到而又什么也说不清、说不远,不能使他受到启发的汇报。如果在诸多汇报中,有的汇报特点很突出,在这一点上汇报得很深透,对领导研究工作确有启发,那即使其他地方薄弱一些,也会给领导留下深刻的印象。
  那么,怎样才能既抓住特点,又能把它突出出来呢?要注意三点:一要把最有特点的内容放到最前边,使领导一听就能感到你的特色,以求先声夺人的效果。二要浓墨重笔,写情、写纲,给人以完整清晰的印象。在这上面多说几句,一般领导是不嫌啰嗦的,因为这是他最爱听的地方。三要写深、写透,充分挖掘、展现其工作内涵、理论内涵、思想内涵,力求给人以启迪甚至震慑。
   (3)要突出重点
  抓主要矛盾是马克思主义哲学的一个基本观点。写汇报材料也要抓主要矛盾,就是突出重点。有些汇报材料,事无巨细,面面俱到,而且平均用墨,结果成了“流水账”,哪一点也写不深透,使人听了受不到任何启发,留不下什么烙印。这样的汇报显然是不成功的。要克服这种毛病,就一定要突出重点。
  什么是应该突出的重点呢?大体有这么几个方面:一是最适合领导心理的内容。因为这是领导最关心、最想听、最爱听的内容,不把它重点汇报好,其他方面汇报得再好,也难以取得好效果。二是最能体现汇报主体特点的内容。因为这是汇报主体在工作上最鲜亮、最吸引人的地方,要在诸多汇报中打得响,主要靠把这方面的内容汇报好。三是内涵最丰富、最深厚的内容。也就是说,要把有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容作为汇报的重点。
  重点确定以后,就要把它放在显眼的位置上,集中智慧、集中笔墨把它写好,使它切实成为全篇的重头戏,成为全篇最精彩、最体现水平的地方。如果重点写不出“重”来,也就不成其为重点了。
   (4)要写出思想
  写汇报材料不仅是一个搜集资料、积累情况的过程,而且是一个研究工作、升华理论、提高认识的过程。因此,汇报材料不能只是罗列情况,更重要的是要写出思想。
  当然,这种思想一般不是直接写在字面上的,而是富于汇报的情况和角度之中的。具体说可以通过五个方面来体现:一是通过对特定问题所选取的汇报角度和站位的高度来体现;二是通过汇报工作思路来体现;三是通过对工作措施的理性概括来体现;四是通过对经验、体会的理性升华来体现;五是通过对问题的深刻挖掘来体现。
  总之,汇报虽然不是在讲理论,但汇报的各个方面都应体现出深刻的思想。只有这样的汇报,才有深度、有味道、给人启迪、耐人寻味,才能给领导留下深刻的印象。也只有这样的汇报,才有助于展示汇报人的素质、能力和水平。
  起草汇报材料的人既要考虑如何把工作汇报好,又要考虑如何把汇报人的素质展示好,并要不露痕迹地把二者结合起来、统一起来。
   (5)要脉络清晰
  工作汇报是将汇报材料上的符号语言转化成汇报者的有声语言,作用于听汇报者的听觉来完成的。而听汇报和看材料是有区别的。看材料可以“回头”,把前后内容联系起来看;看材料时精力可以“分叉”,可以几条线索同时并进,一次看不清的可以反复琢磨。听汇报则既不能“回头”,也不能“分叉”,又不能慢慢琢磨。这就要求汇报材料一定要脉络清晰。首先是线条要单一,千万不能像长篇小说那样设置多条线索,一会儿这出个头,一会儿那又出个叉。因为这样很容易叫人陷入谜团,理不出头绪。其次是情节要简单,对复杂的情节要删繁就简,没有必要像长篇小说那样写很多细节。再次是前后内容的转换要明显,一般要有必要的语言提示,以使听汇报的人思路跟上趟。
   (6)要结构精巧
  汇报材料一般包括工作情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容,但整个材料如何布局、怎样安排,先写什么、后说什么,要精心斟酌,不一定都按上述内容一顺排列下来。
  干什么事都要围绕着这件事情的目的来进行。汇报工作的目的是什么?就是把情况汇报清楚,把成绩汇报充分,给领导留下一个好印象。安排材料的结构一定要有利于达到这个目的,不要只图省事,千篇一律。
   (7)总结开头的几种方法
  ①概述法。这是汇报材料开头的常用写法。概述法要求概述工作的基本情况,主要是交代开展工作的总依据,即遵循什么、按照什么、贯彻什么;说明工作的目的,即为了什么,介绍工作的环境、条件和原有工作基础。有时概述工作的过程,有时还要对主要成绩或经验作概括介绍,以起到提纲挈领、引出下文的作用,给读者一个整体的印象。如:
  2012年,我们贯彻“稳定办学规模、全面提高各项工作质量”的办学指导思想,学院改革发展呈现新局面,全面完成了年初职代会提出的十大工作目标。
  ②对比法。在开头处对有关情况,如过去与现在、先进与落后、环境与成绩等,作一番概括性的比较,在比较中表明得失,提示全文的中心。既可横向比较,把自己与别人、本单位与外单位相比较,从而寻找出本单位的特殊之处,又可进行纵向比较,把本单位的现状与历史相比较,从而直接、形象、具体地反映工作中取得的成绩。
  ③提示法。在开头处,对总结的主要内容作提示性介绍,其目的是对过去成绩及经验的叙述。如:
  在改革开放的形势下,如何加强部队思想政治工作,是摆在我们面前的一个重要课题,下面是我们的一些具体做法。
  ④阐明主题法。即在首段写明全文的中心思想、总体要求,起到提纲挈领的作用,在经验总结中常常使用。如:
  在征兵工作中实施严格的纪律监督,是保证兵源质量的有力措施,也是军分区及人武部系统搞好党风建设的一个极为重要的方面。近几年来,我们军分区……

 


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